Hvorfor sundhedssektoren har brug for Contract Management

· · | Artikler

I lyset af, at hospitaler og andre sundhedsplejende organisationer står over for stramme budgetter og en stadig voksende drift, følger stadigt stigende omkostninger. Disse udfordringer kan Contract Management hjælpe med at løse.

Vidste du, at Supply Chain omkostninger er den næststørste udgift for organisationer i sundhedssektoren (næstefter arbejdskraft)? Med disse udgifter, der vokser hurtigere end andre driftsudgifter, er organisationer på udkig efter innovative måder at skære i udgifterne og forbedre styringen af dem.

En attraktiv metode er ved at benytte sig af en Contract Management løsning. Ifølge en undersøgelse foretaget af PricewaterhouseCoopers i 2011, kan organisationer opnå besparelser på op til 2 % af de samlede årlige omkostninger. Ved at håndtere kontrakterne i et Contract Management system vil mange fejl undgås og udgifterne reduceres.

Det synes lettere sagt end gjort, da de fleste store sundhedssystemer har hundrede- eller tusindvis af kontrakter med snesevis af leverandører, entreprenører, etc. Grundet disse aftaler, som hver har deres egne individuelle kontrakter, kan det være svært for allerede travle indkøbsteams at holde styr på prissætningsopdateringer, kontraktlige forpligtelser og fornyelsesdatoer, og langt færre har tid til at undersøge uoverensstemmelser, konkurrencedygtige priser og afvigelser fra de oprindelige kontraktpriser.

Hos Solusi kan både private og offentlige organisationer få en let anvendelig og dækkende IT-løsning, der integrerer og deler oplysninger med andre systemer, der i forvejen anvendes af organisationen. Med en IT-løsning vil indkøbsteams såvel som Contract Manageres opnå synlighed i og en bedre kontrol med det fulde kontrakt livscyklus.

Nedenfor ses fire eksempler på, hvordan en Contract Management IT-løsning kan reducere omkostninger og lette det kontraktlige arbejde.

Tag et kig på Solusi.dk for at hente inspiration til hvorledes din organisation kommer i gang med Contract Management, samt hvordan jeres organisation opnår fordele ved en dedikeret Contract Management løsning.

Eksempel 1

  • Behov: At samle og vedligeholde vigtige kontraktdata på hver leverandør, entreprenør og partner og samtidig beskytte private data
  • Løsning: At opbevare kontrakter og dokumentation i et central Contract Management IT-løsning
  • Resultat: Find nemt kontrakterne, du har brug for, som kan være organiseret efter type, afdeling og andre kategorier. Fordi dokumenter opbevares i et central Contract Management IT-løsning, bevarer du kontrollen over dine dokumenter, som opbevares sikkert og kan holdes i deres eksisterende formater (Microsoft Word, Excel, etc.)

Eksempel 2

  • Behov: At bevæge sig væk fra papirbaserede processer, som fører til fejl fra manuel indtastning af data, samt vanskeligheder ved at styre filer og udfordringer ved at genere rapporter til forretningen
  • Løsning: Ved at IT-understøtte processerne, reducerer du risikoen for fejl fra manuel indlæsning af data. Tidligere versioner, drøftelser og fuldt revisionsspor gemmes og vedligeholdes. Ad hoc-rapporter kan generes med et enkelt klik
  • Resultat: Lavere omkostninger ved at reducere papir og større synlighed i kontrakter gennem rapportering om centrale metadata. Rapporter bidrager også med at forbedre kvalitetsforberedelsen ved at sikre, at både din sundhedsorganisation og dens leverandører overholder kontraktens præmisser. Overholdelse af vilkår til tiden og som aftalt, forbedrer og styrker partnerskaber, og hjælper dig med at afgøre, hvor meget du kan forhandle om priser og vilkår, når det er tid til at forny en kontrakt

Eksempel 3

  • Behov: At eliminere unødvendige dobbeltudgifter
  • Løsning: For at undgå at købe produkter og tjenester to gange, kan indkøbsteamet via søgefunktioner finde kontrakter og vigtige oplysninger (kontraherede leverandører, dokumentation, prissætning, centrale frister, etc.). Det er muligt at se informationer om alle kontrakter indgået med en bestemt leverandør eller søge efter kategori
  • Resultat: Spar penge ved at undgå overflødigt arbejde, mens du stadig sikrer, at dine medarbejdere har de tjenester og udstyr, de har brug for. Du kan hurtigt se hvad og hvor meget din organisation køber fra hver leverandør, og du kan hurtigt sikre, at der købes korrekte mængder og se og analysere prissætningen

Eksempel 4

  • Behov: At gøre op med misligholdte kontrakter
  • Løsning: En Contract Management løsning sender automatisk påmindelser når forpligtelser og opgaver skal udføres, eller når kontrakter udløber eller skal fornyes
  • Resultat: Bliv straks gjort opmærksom, når leverandører ikke opfylder kontraktvilkår, og undgå unødvendige høje omkostninger, fejl i priser og risici ved at handle med upålidelige leverandører. Undgå også auto-fornyelse af kontrakter, som potentielt kan låse dig fast i en anden og dyrere købscyklus