Brug jeres kontrakter proaktivt

Opnå store gevinster i alle faser af jeres kontrakters livscyklus. Procedurer, uddannede Contract Managers og IT-understøttelse optimerer jeres kontraktstyring fra forhandling af aftaler over løbende kontrol og justeringer til afslutning af aftalen. Solusi har solid erfaring i at indføre Contract Management i store organisationer.

Er du sikker på, at organisationens telefonregninger bliver faktureret 100% som aftalt? Bliver alle informationsabonnementer faktisk brugt? Indeksregulerer jeres leverandører som aftalt?

Er der altid sammenhæng mellem det aftalte, og hvad I reelt får leveret og bliver faktureret? Contract Management er en disciplin, som flytter brugen af kontrakter fra en reaktiv "i-skuffen-holdning" til et proaktivt styringsredskab.

Når organisationer opnår stor modenhed indenfor Contract Management, kan de typisk halvere tiden brugt på at indgå kontrakter og fordoble graden af aftaleopfyldelse på levering og fakturering. (Kilde: Aberdeen Group, 2007)

Ved systematisk at holde styr på alle forpligtelser for både leverandør og kunde, opnår organisationer overraskende store gevinster og får mulighed for at udvikle leverandørforholdet, frem for at det glider ud i rutine.

Hvordan får vi Contract Management?

Når Solusi implementerer Contract Management i en organisation, uddanner vi en række medarbejdere til Contract Managers. De arbejder typisk på tværs af organisationen og understøtter indkøbsprocessen og den løbende vedligehold af kontrakterne. De nye Contract Managers sørger for kontrol af forpligtelser helt frem til afslutning og evaluering af hver enkelt kontrakt.

Implementeringen begynder med, at projektteamet lokaliserer eksisterende aftaler, skaber overblik over nødvendige forbedringer, og derefter opsætter procedurer og uddanner Contract Managers. En IT-løsning sættes op til at understøtte de vedtagne procedurer.

Solusis konsulenter hjælper i hele processen, som typisk varer 3 til 6 måneder, afhængig af organisationens størrelse samt omfanget, kompleksiteten og diversiteten i kontraktporteføljen. Kunden og Solusi opstiller i fællesskab målsætninger for projektet inden start. Ved afslutning af implementeringen er organisationen klædt på til at optimere eksisterende og kommende kontrakter.

En IT-løsning skal støtte Contract Managers i deres arbejde. Løsningen skal indeholde skabeloner for indkøbsaftaler, notifikationer ved aftaleudløb og automatisk tjek af fakturaer mod kontrakten – og mange flere ting. Løsningen kan med fordel etableres i organisationens eksisterende IT, men Solusi kan også implementere et dedikeret Contract Management System.

Store gevinster, både direkte og indirekte

Her er nogle eksempler, der taler for sig selv:

– En kundes fakturaer på taxakørsel blev tillagt store gebyrer, som ikke var aftalt. Det lykkedes at få pengene tilbage.
– En anden kunde havde abonnement til seks navngivne personer på en stor, anerkendt amerikansk informationstjeneste. Men personerne arbejdede ikke længere i organisationen, så når andre brugte tjenesten, kom der en ekstraregning. Kunden fik ændret abonnementet.
– Et teleselskab fakturerede en kunde 25 procent for meget per telefon per måned. Det stod på i et år, og med tusindvis af telefoner var det en stor overbetaling. I implementeringen af Contract Management fik organisationen stoppet teleselskabets fejl og fik adskillige millioner kroner tilbage.

Kvalitet og budgetoverholdelse

Besparelser på den samlede kontraktportefølje på 2 % per år er minimum for Solusis kunder. På komplekse IT-kontrakter er 10 til 15 % besparelse normalt. Besparelserne opnås grundlæggende ved, at leverandørerne overholder kontrakternes indhold, fordi de enkelte Contract Managers følger procedurerne, og IT-løsningen kontrollerer om alle forpligtelser overholdes.

Derudover følger Contract Managers løbende op på, om servicekontrakter er opdaterede og optimerede, så organisationen betaler for det reelle behov.

I indkøbsprocessen opnår organisationen besparelser ved at bruge standarder, som kan halvere tidsforbruget på forhandling af kontrakter, og tilbuds- og udbudsregler samt tegningsregler bliver med sikkerhed overholdt.

Alene opmærksomheden på kontrakten gør, at leverandøren øger serviceniveauet og hæver kvaliteten. Risikostyring er også muligt med Contract Management, ved at leveringsproblemer spottes tidligt i processen.

Har I fokus på den vigtige disciplin?

Contract Management er et af de vigtigste fokusområder for en moderne organisation. Ved at bruge kontrakterne som styringsredskab aktiverer I en ressource, som ligger gemt i arkivskabe og tilfældige skrivebordsskuffer. En ressource, som giver direkte økonomiske gevinster og er med til at udvikle vigtige leverandørforhold og dermed optimere organisationens forretning.

Solusis konsulenter er eksperter i Contract Management og har både sammen og hver for sig mange års erfaring med kontraktjura, ledelse og implementering af IT-løsninger.