Underminerer datasiloer også din forretning?

· · · · · · · · · | Artikler

Kunne det her være dig
– eller måske din kollega?

Dunk.

Dunk.

Dunk.

Det er lyden af en CFO, der banker hovedet ned i bordet.


Han har lige opdaget, at en kontrakt med en underleverandør, der var estimeret til 400.000, er endt med at koste det dobbelte og har spist hele fortjenesten på projektet.

Og det værste af det hele:

Det kunne nemt have været undgået, hvis økonomiafdelingen og Contract Management-afdelingen havde delt deres data med hinanden.

Måske har du også oplevet, at manglende deling af data på tværs af afdelinger kom til at koste virksomheden dyrt.

Vores CFO i eksemplet her er i hvert fald ikke alene om den hovedpine.

Ifølge en undersøgelse fra 2018 har 87 % af virksomhederne såkaldt lav business intelligence og analysemodenhed.

Hvad er lav business intelligence og analysemodenhed?

Virksomheder med lav business intelligence og analysemodenhed har ikke en overordnet datahåndteringsstrategi, men opbevarer data i afgrænsede systemer, f.eks. på afdelingsniveau, og ofte i lokalt placerede regneark. Data analyseres usystematisk af en enkelt medarbejder eller et team, men bliver ikke brugt på tværs af organisationen.
 
Samtidig spår en rapport fra Acca og PwC, at databehandling og evnen til at få finansielle data ud til resten af forretningen bliver nogle af de vigtigste kompetencer for økonomimedarbejdere og CFOs i fremtiden.

Natasha Lembke, der står i spidsen for undersøgelsen, fremhæver i et interview med Børsen, at:

“… nøgleordene for nogle af dem, som faktisk er lykkedes med det, er, at de i langt højere grad har brugt digitalisering og fået automatiseret det. Det er dog ikke kun teknologien – de går også ind og arbejder med de mennesker og den indstilling, der er til det.

Natasha Lembke fremhæver, at det er afgørende, at medarbejderne ved, hvor data kommer fra, at de er troværdige og opdaterede.

Det kan vi kun give hende ret i.
 

Flere data eller bedre data?

Virksomheder indsamler data som aldrig før. Finansielle data, kontraktdata, mailadresser, kundeadfærdsdata, hjemmesidetrafik. Det er nærmest blevet et mantra: Jo flere data, desto bedre.

Problemet er, at op mod 75 % af virksomhedernes data aldrig bliver brugt

Virksomhederne har ikke brug for flere data.

De har brug for bedre data.
 

Så hvordan forbedrer du data i virksomheden?

Mange virksomheder har ikke et samlet overblik over deres data. Det er et af de store problemer, vi møder hos vores kunder.

Data bliver opbevaret i lukkede systemerog informerer ikke hinanden på tværs af organisationen. Økonomiafdelingen sidder med deres ERP-data. Contract Management-afdelingen sidder med deres CLM-data. Salg sidder med deres CRM-data.

Det udgør i sig selv en stor GDPR-compliance-risiko.

Men hvad vigtigere er:

Data, der opbevares i informationssiloer, bliver aldrig til viden og indsigt, der kan danne grundlag for bedre beslutninger og smartere workflows.
 

Derfor skal I dele data på tværs i organisationen

 

I får et sikrere beslutningsgrundlag

Data, der informerer hinanden på tværs af systemer og afdelinger, giver det overblik og den indsigt, som er afgørende for at kunne træffe de rigtige beslutninger i virksomheden.

Vi indledte artiklen med et eksempel, hvor et projekt løb af sporet, fordi økonomiafdelingen og Contract Management-afdelingen ikke havde adgang til hinandens data.

Økonomiafdelingen anede ikke, hvad projektet var estimeret til, men betalte bare fakturaerne, mens kontraktafdelingen ikke havde overblik over, hvad der reelt blev betalt på projektet i forhold til det estimerede.

Havde de delt data, kunne de have fanget de eskalerende omkostninger i opløbet.
 

I effektiviserer processer og styrker samarbejdet på tværs

Når data er tilgængelige på tværs af afdelinger og funktioner, kan I optimere og automatisere jeres processer. Det letter arbejdsgangene for den enkelte og styrker samarbejdet på tværs af afdelinger i organisationen.

For eksempel kunne der automatisk være sendt en besked til den kontraktansvarlige, når projektomkostningerne nåede et bestemt beløb.
 

I sikrer at aftaler og forpligtelser bliver overholdt

Når virksomhedens data er begrænset til hver enkelt afdeling, risikerer du at miste overblikket over virksomhedens aftaler og forpligtelse. Et godt eksempel er virksomhedens it-løsninger:

Den gennemsnitlige SMV bruger mellem 40 og 144 forskellige digitale applikationer i det daglige arbejde, og ansvaret er ofte fordelt på mange forskellige afdelinger.

Derfor er det heller ikke overraskende, at 7 ud af 10 virksomheder har mindst ét SaaS-abonnement uden en betalingsansvarlig.

Det betyder, at ingen har overblik over, hvornår løsningen fornys, hvor meget den koster, og om den overhovedet bliver brugt. Det kan ende med at koste virksomheden mange penge.
 

3 tips til at komme i gang med datadeling på tværs

 

Start med kontrakten

60 til 80 % af alle forretningstransaktioner er styret af kontrakter. I kontrakten har du overblik over aftaler og forpligtelser, forældelsesfrister, fornyelsesfrister, kontraktansvarlige og meget mere.

Derfor anbefaler vi, at du gør kontrakterne til virksomhedens omdrejningspunktet. Det gælder kontrakter med kunder såvel som med leverandører.
 

Design logiske, smidige workflows på tværs af afdelinger og it-løsninger

Tænk processen for jeres data igennem, fra I underskriver kontrakten, til I opsiger den.
  • Hvilke data har I, og hvor er de opbevaret nu?
  • Hvem har brug for hvilke data hvornår?
  • Hvordan sikrer I, at data bliver delt på det rigtige tidspunkt?
  • Hvor og hvordan har medarbejderne brug for at få deres data?
Lagermedarbejderen og sælgeren på farten har måske brug for at få en besked på telefonen, mens økonomimedarbejderen har brug for at få data som en notifikation i ERP-systemet eller en mail.
 
 

Automatisér workflows, så intet falder mellem to stole

Du kan lette samarbejdet på tværs af afdelinger ved at sætte automatiserede workflows op.

Når Rikke fra Salg sender en kontrakt til underskrift, ryger der automatisk en mail afsted til Per, der håndterer kontrakter, så han ved, at han skal gennemgå den. Data bliver gemt ét sted, og når de er forældede og skal slettes, får både økonomiafdelingen og den CRM-ansvarlige automatisk besked.

Det kræver, at dine applikationer – dine digitale værktøjer – kan tale sammen. Du kan enten integrere de forskellige værktøjer og sætte workflows op gennem API-tilpasninger eller integrationsplatforme, eller du kan gøre det let for dig selv og vælge en all in one-platform.
 

Her er værktøjet, der gør det let

ELOenterprise giver virksomheden et stærkt fundament for at digitalisere og automatisere arbejdsprocesser. ELOenterprise er en all-in-one Enterprise Content Management-løsning, der samler de vigtigste forretningsdata med udgangspunkt i virksomhedens kontrakter.

Platformens praktiske dashboard kan sættes op til at give et visuelt overblik over præcis de data, der er relevante for den enkelte bruger.

Det er let at sætte automatiske workflows op, der understøtter det tværorganisatoriske samarbejde. Løsningen kan f.eks. automatisk modtage data fra virksomhedens ERP- og CRM-systemer og give økonomi- eller salgsafdelingen besked, hvis data skal slettes. Det sikrer, at data altid er valide, og at virksomheden overholder GDPR.
 

ELO kan meget mere end at samle og dele forretningsdata

Med ELO-platformen kan du oprette samarbejdsforummer for medarbejderteams, ledelsesteams eller bestyrelsen. Du kan underskrive kontrakter med e-signatur, automatisere rekrutteringsprocesser, give virksomhedens gæster en varm velkomst med en personlig hilsen, der automatisk popper op på indtjekningsskærmen, og meget mere.

Kontakt os for at høre, hvordan ELOenterprise kan sikre din virksomheds forretningsdata.
 
Kontakt os for at høre mere.
Tlf. 70 22 66 44 eller på kontakt@solusi.dk