Solusi IT Contract Management
IT Contract Management systemet, der sikrer overblik over IT-kontrakterne i hele virksomheden
Overvåg nemt alle virksomhedens IT-kontrakter, indhent automatisk leverandørdokumentation, og undgå brud på licensaftaler, unødvendige omkostninger og juridiske tvister med IT-leverandører.
I drift på højst 3 uger
Godkendt SKI-leverandør
GDPR-compliant, ISO-certificeret hosting i Danmark
Undgå IT-kontraktbrud med systematisk IT contract management
Softwarelicenser, SaaS-aftaler, PaaS-aftaler, SLA’er, leverandørdokumentation, databehandleraftaler. Listen over IT-kontrakter er lang i de fleste virksomheder, og det kan være tidskrævende og vanskeligt for dig som IT-ansvarlig eller IT contract manager at indhente de nødvendige oplysninger om kontraktfrister, licensvilkår og leverandørpræstationer.
Måske ligger ejerskabet over IT-kontrakterne hos medarbejdere i andre afdelinger, måske er der ikke en egentlig kontraktansvarlig, og måske er der ikke længere nogen, der bruger den service, organisationen betaler for måned efter måned. Men IT er stadig ansvarlig for udgiften.
Hos vores kunder ser vi ofte, at det manglende overblik over IT-kontrakterne viser sig ved:
Brud på licensaftaler og IT-retslige tvister
Unødvendige eller uforudsete IT-omkostninger og budgetoverskridelser
Svigtende serviceleverancer og utilstrækkelig kvalitet
Øgede databeskyttelses- og sikkerhedsrisici
Mangel på IT-leverandørtransparens og underpræsterende IT-leverandører
God IT contract management sikrer stabil, rentabel drift af virksomhedens IT
Systematisk IT-kontraktstyring er afgørende for at sikre overblik over virksomhedens IT-kontraktlige forpligtelser, de kontraktansvarlige og vigtige licensvilkår.
Når du har et klart overblik over kontraktfrister, hvor mange brugere I har licens til, og om jeres leverandører præsterer som forventet, har du som IT-ansvarlig eller IT contract manager et solidt fundament for at sikre høj leveringssikkerhed af IT-ydelserne til resten af organisationen.
Med kontraktstyringssystemet fra Solusi kan du let håndtere virksomhedens IT-kontrakter fra den første forhandling over underskrift og kontrakthåndtering til kontraktexit. Du får automatisk besked, når kontrakter skal fornys, og du kan indhente leverandørdokumentation som databehandleraftaler automatisk direkte fra leverandøren.
Systemet er browserbaseret og kan være i drift hos jer om kun 2-3 uger.
Solusis system til IT contract management består af disse moduler:
Kontraktstyring
Leverandørstyring
Konsulentstyring
GDPR
Modulerne udgør et solidt fundament for jeres styring af IT-kontrakter. Har I brug for at supplere med andre værktøjer eller integrationer, afklarer vi det i den indledende dialog.
Det kan du med Solusis kontraktstyringssystem:
Compliance
Styr alle kontrakter i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Kontraktoverblik
Hold overblik over kontraktstatus og tidsfrister.
Automatisk rapportering
Udsend automatisk rapporter, så alle interessenter er fuldt opdaterede.
Fortrolighed
Beskyt nemt fortrolige oplysninger og data.
Nem datasammenligning
Sammenlign data på tværs af valutaer og vekselkurser.
Mobiladgang
Tilgå systemet på farten via mobil eller tablet.
Digital underskrift
Underskriv kontrakter digitalt.
Ensartede kontrakter
Indsæt og opdatér standardklausuler automatisk.
Leverandørdokumentation
Indhent automatisk dokumentation fra leverandører.
Glem alt om lange udviklingsprocesser. Fra du henvender dig til os, og til du kan tage kontrakthåndteringssystemet i brug, går der typisk to til tre uger.
Vi har nemlig opsat det browserbaserede kontraktstyringssystem ud fra vores 25 års erfaring med contract management, så systemet kan bruges ud af boksen og kun kræver få tilpasninger til din «virksomheds konkrete behov.
Om bare 3 uger er du i gang med digital kontraktstyring
Et IT contract management system er især relevant når:
du håndterer mere end 10 IT-kontrakter per måned
organisationens IT-aktiviteter øges
du vil sikre, at I overholder licensvilkår gennem hele IT-kontraktperioden
du vil holde IT-omkostningerne nede
du vil undgå at betale for licenser og serviceaftaler, I ikke længere bruger
du vil undgå gebyrer og bod for oversete tidsfrister og misligholdte forpligtelser.
Få overblik over fordelene ved IT-contract management systemet fra Solusi
Kontraktindgåelse
Du kan let oprette kontrakter automatisk med de rigtige klausuler. Du indstiller, hvem der skal have adgang, og om de skal godkendes automatisk. Du kan automatisk indhente og arkivere dokumentation såsom revisionserklæringer, certifikater, databehandleraftaler, driftsrapporter mv. fra leverandører. Kontrakten kan også underskrives digitalt.
-
Opret kontraktdokumenter med få klik
Lav standardklausuler og -kontrakttekst
Administrér adgangsrettigheder
Definér godkendelsesprocedurer og dokumentveje med ELO workflows
Indhent og arkivér leverandørdokumentation automatisk
Let samarbejdet internt og eksternt med automatiske workflow
Kontrakthåndtering
Alle kontrakter opbevares ét sted. På den måde kan du hurtigt tilføje eller finde kontraktinformationer, også når du er på farten.
-
Håndtér kontrakter centralt
Opbevar kontraktoplysninger og -dokumenter i en samlet kontraktmappe
Opret omslag og mærkater
Tilgå kontraktdokumenter fra mobilen via en QR-kode
Indsæt kontraktdetaljer ud fra faste nøgleord.
Kontraktopdatering
Tilpas kontraktvilkår, brug påmindelsesfunktionen, og definér, hvilke kontraktfornyelser og -opsigelser du vil automatisere.
-
Vis kontraktoverblikket grafisk på dashboardet
Bevar overblikket over fornyelse og opsigelse med den praktiske kalender
Inkludér fremmed valuta og vekselkurser i betalingsplanen
Få automatisk besked ved leverandør- eller kundekonkurs.
Kontraktstyring
Overvåg alle kontrakter i dashboardet, se tidsfrister i tidslinjevisningen, og medregn dagens vekselkurs i betalingsplanen.
-
Tilpas kontraktens løbetid individuelt
Beregn automatisk kontraktens udløbs-, fornyelses- eller opsigelsesdatoer
Hold snor i kontrakten med den udvidede påmindelsesfunktion
Forny og opsig kontrakter automatisk eller manuelt
Giv interessenter automatisk besked, når kontrakten ændres
Planlæg og udsend rapporter automatisk.
Tag en rundtur i IT contract management-systemet
Hovedfunktioner i Solusis IT contract management-system[AS1] [KBR2]
Versionsstyring
Dashboard med kalender
Automatiske workflows
Automatisk rapportering og rapportpåmindelser
Automatisk indhentelse af leverandørdokumentation
Påmindelser om kontraktforpligtelser og kontraktfornyelse
Automatisk og manuel kontraktfornyelse
Procesflow for kontraktgennemgang og godkendelse
Rettigheds- og rollebaserede adgange
Mobiladgang
Klausulstyring
Flere valutaenheder
Automatisk indhentning af SLA og databehandleraftaler
Selvbetjeningsportal til leverandører for nem indsamling af ESG-oplysninger
Automatisk tjek af leverandører og kunder i det europæiske virksomhedsregister, VIES
Integrationer
Med Solusis kontrakthåndteringssystem kan du nemt dele relevant kontraktinformation med f.eks. økonomiafdelingen, Indkøb eller Salg direkte i de tredjeparts ERP- eller CRM-systemer, de allerede bruger, herunder:
Microsoft 365
Microsoft Dynamics 365
SAP
Salesforce
CAS
e-Signatur
Spørg os, hvis du vil være sikker på, at Solusis kontraktstyringssystem kan integreres med de systemer, din virksomhed bruger i dag.
Kom i gang med at styre dine kontrakter digitalt på 2-3 uger
Når du vælger Solusi som leverandør af dit kontraktstyringssystem, bliver du ført sikkert gennem en velafprøvet proces og er klar til at styre kontrakter digitalt på bare to til tre uger.
1. Indledende dialog
Vi definerer i fællesskab jeres konkrete IT-kontraktstyringsbehov og eventuelle behov for støttemoduler og integrationer. Processen kan understøttes med en praktisk demonstration af systemet hos jer eller hos os.
2. Prisoplæg
Vi sender et detaljeret prisoplæg med en oversigt over de licenser, ydelser og den opsætning, vi er blevet enige om. Når I har accepteret dette, går vi i gang med at tilpasse opsætningen.
3. Grundlæggende systemopsætning
Vi tilpasser IT-contract management løsningen ud fra det, vi har aftalt, så den grundlæggende opsætning er på plads. Dette tager kun få dage, da systemet som udgangspunkt er sat op til at understøtte gængs dansk kontraktstyringspraksis.
4. Workshop: Endelig tilpasning af opsætning
På denne workshop laver vi i fællesskab de ændringer af metadata og integrationer, der er nødvendige for at tilpasse løsningen til jeres organisations hverdag.
5. Træning af medarbejdere
Vi underviser medarbejderne i at bruge systemet i det omfang, der er behov for det. Vi følger op med yderligere undervisning efter nogle uger, så medarbejderne får tid til at gøre sig praktiske erfaringer med IT-contract management systemet.
6. Evaluering
Sammen evaluerer vi processen og implementeringen af IT-kontraktstyringssystemet.
Dine fordele med Solusi som samarbejdspartner
Specialistviden
Vi har den erfaring og tekniske forståelse, der sikrer dig den rigtige løsning fra starten.
Høj datasikkerhed
Alle data bliver lagret hos en ISO-certificeret hostingleverandør i Danmark.
Fleksibilitet
Både proces og løsning bliver tilpasset dine behov. Brugerne tilbydes gratis online minikurser og en årlig fysisk netværksdag.
Certificeret ELO Business Partner
Du får altid kvalificeret, opdateret rådgivning om ELO-platformens muligheder.
Trygt samarbejde
Det er de samme rådgivere, I møder hver gang, og vi kender jeres forretning og medarbejdere.
Godkendt SKI-leverandør
Digitalisér organisationens dokumenthåndteringsprocesser uden tidskrævende udbud.
