Solusi kundecase – Danske spil

Danske Spil skabte centralt kontraktoverblik med fleksibelt system

Danske Spil flyttede kontraktstyringen fra personafhængige processer til centralt kontraktoverblik med Solusis modulopbyggede kontraktstyringssystem.

Et fysisk kontraktarkiv. Decentralt lagrede kontraktændringer. Mangelfulde kontraktoplysninger gemt i et utidssvarende ESDH-system.

Det var bare nogle af de udfordringer, der gjorde det svært for Danske Spils indkøbsansvarlige at holde overblik over organisationens leverandørkontrakter og økonomiske forpligtelser. 

”Kontraktstyringen var meget håndbåren, og løbende kontraktændringer lå på lokale drev, i medarbejderes indbakker eller oppe i hovedet på den enkelte medarbejder. Det var ikke hensigtsmæssigt for forretningen,” siger Frederik Glerup Juul, Procurement Director hos Danske Spil.

Derfor besluttede Danske Spil i 2018 at skabe et centralt kontraktoverblik med et tidssvarende, fleksibelt kontraktstyringssystem. Valget faldt på Solusi Kontraktstyring, der er baseret på den modulopbyggede ELO-platform.

 ”Solusis standardsystem opfyldte vores basisbehov, og vi kunne nemt tilkøbe moduler eller få Solusi til at udvikle kundespecifikke tilpasninger. Solusi er en lille virksomhed, og det er altid en balance, men det er også det, der giver os den fleksibilitet, vi har brug for,” forklarer Frederik.  

Nyt kontraktstyringssystem forbedrede kontraktprocessen

I dag er Solusi Kontraktstyring et vigtigt værktøj, der understøtter forretningen i Danske Spil. Men det har taget tid for medarbejderne at vænne sig til de nye arbejdsgange.

”Systemet er kun så godt som de input, vi får fra organisationen. Det er en løbende forbedringsproces, men systemet har allerede været med til at skabe en adfærdsændring, så vi nu systematisk får kigget vores kontrakter igennem og opdateret bilagene, så alle væsentlige oplysninger er samlet ét sted. Vi har taget et kvantespring, i forhold til hvor vi var for fire år siden,” siger Frederik.

I 2022 oprettede Danske Spil en Contract Management-funktion til at hjælpe og rådgive kontraktejerne ude i organisationen. Her sidder blandt andet Mette Løvenbalk Thygesen, der er Lead Contract Manager og dagligt har fingrene helt nede i Solusi-ELO-systemet.

”Den største værdi for mig er det overblik, jeg får gennem de rapporter, jeg kan trække. Når vi taler med forretningsejerne, tager vi udgangspunkt i rapporter fra systemet. Så har vi noget konkret at tale om, og vi er sikre på at komme hele vejen rundt,” siger hun.

 Også på brugerniveau betyder fleksibiliteten i systemet meget i det daglige arbejde:

 ”Vi har lavet en del ændringer de sidste par år, så funktionaliteten passer til vores hverdag. Solusi har været meget lydhøre og rimelige i pris. Især er jeg glad for de notifikationer, vi selv kan navngive. Det øger awareness hos brugerne ude i organisationen, når vi f.eks. kan sende en notifikation om, at de skal huske at opsige en kontrakt, der ellers bliver automatisk gentegnet,” siger Mette og fortsætter: ”Driftsstabiliteten er rigtig god. Opdateringer bliver altid varslet i god tid, så vi kan indrette os efter det.”

Tættere på forretningen

Frederik oplever også, at kontraktstyringssystemet har fået Indkøb tættere på kontraktejerne ude i forretningen: 

”Vi har rent faktisk haft nogle sager, hvor vi kunne hjælpe dem med noget konkret. På den måde er de blevet bevidste om at bruge os – også til rådgivning og fortolkning af kontrakter. Overordnet er vi godt tilfredse. Hvis man vil have et kontraktstyringssystem med fleksibilitet og tilpassede løsninger, er Solusi Kontraktstyring et godt bud,” slutter han.